このページでは、フリスケの振替管理機能について詳しく解説します。欠席連絡から振替完了までの流れ、振替残高の管理方法、そして教室側での対応方法について説明します。
振替の全体フロー
欠席連絡
保護者がLINEで送信
振替先選択
保護者が日程を選択
教室で承認
管理画面で確認
振替完了
スケジュール自動作成
振替の基本的な流れ
振替は以下の3段階で成立します。保護者がLINEからスマートフォンで操作し、教室側が承認することで振替が完了します。
ステップ1：欠席連絡（保護者）
保護者がLINEから欠席連絡を送信すると、自動的に振替残高が付与されます。この時点では振替先は決まっていません。
| 操作者 | 保護者（LINE） |
| 操作内容 | スケジュール画面から欠席するレッスンを選択し、「欠席連絡」を送信 |
| 結果 | 振替残高が1回分付与される |
【スマホ画面】欠席連絡画面
ステップ2：振替先の選択（保護者）
欠席連絡の送信後、保護者は「すぐに振替先を選ぶ」か「後で選ぶ」かを選択できます。振替先を選ぶ場合は、カレンダーから希望日を選択し、その日に開講しているクラスの中から振替先を決めます。
| 操作者 | 保護者（LINE） |
| 操作内容 | カレンダーから振替希望日を選択 → その日のクラスから振替先を選択 |
| 結果 | 振替申請が教室に送信される |
【スマホ画面】振替先選択画面
ステップ3：承認（教室側）
振替申請が届いたら、教室側のフリスケ管理画面で承認または却下を行います。承認すると、振替先のスケジュールが自動で作成されます。
| 操作者 | 教室管理者（フリスケ管理画面） |
| 操作内容 | 振替申請管理画面で「承認」または「却下」をクリック |
| 結果 | 承認：振替先のスケジュールが作成される / 却下：保護者に通知される |
振替残高の管理
欠席連絡をすると「振替残高」が付与されます。振替残高は月ごとに管理され、有効期限内に使用する必要があります。
残高の仕組み
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 発生月 | 欠席したレッスンの月（例：2025年1月） |
| 付与回数 | 欠席連絡ごとに1回付与 |
| 使用済み | 振替として使用した回数 |
| 残り回数 | まだ使用可能な振替回数 |
| 有効期限 | 教室のポリシーに応じて設定（翌月末、無期限など） |
【スマホ画面】振替残高確認画面
教室側での対応方法
教室管理者がフリスケ管理画面で行う操作を説明します。
1. 振替申請の確認と承認
サイドメニューの「振替申請管理」から、保護者からの振替申請一覧を確認できます。
| 状態 | 意味 | 対応 |
|---|---|---|
| 欠席連絡のみ | 欠席連絡は済んでいるが、振替先が未設定 | 保護者が振替先を選ぶまで待機 |
| 振替申請中 | 保護者が振替先を選んで申請した状態 | 「承認」または「却下」を選択 |
| 承認済み | 振替が確定し、スケジュールが作成された | 対応完了 |
| 却下 | 教室側が振替を却下した | 保護者は別の日程を選び直せる |
2. 承認時の操作
- 「振替申請管理」画面を開く
- 「振替申請中」のステータスの申請を確認
- 振替元と振替先の情報を確認
- 問題なければ「承認」ボタンをクリック
承認すると、振替先の日程にスケジュールが自動作成されます。保護者にはLINEで承認通知が届きます。
3. 却下時の操作
定員オーバーや日程の都合などで振替を承認できない場合は、却下することもできます。
- 「却下」ボタンをクリック
- 却下理由を入力（必須）
- 「却下する」ボタンをクリック
却下された場合、保護者の振替残高は消費されません。保護者は別の日程で再度振替申請ができます。
振替ポリシーの設定
教室ごとに振替のルールをカスタマイズできます。設定画面から以下の項目を調整してください。
| 設定項目 | 説明 | 例 |
|---|---|---|
| 月間振替上限 | 1ヶ月あたりの振替可能回数 | 2回、無制限 |
| 有効期限ポリシー | 振替残高の有効期限 | 翌月まで、3ヶ月、無期限 |
| 振替連絡期限 | 振替先レッスンの何日前まで申請可能か | 2日前まで、前日でもOK |
有効期限ポリシーの種類
| ポリシー | 説明 |
|---|---|
| 翌月まで | 欠席した月の翌月末まで有効（例：1月欠席→2月末まで） |
| カスタム期間 | 指定した月数だけ有効（例：3ヶ月後まで） |
| 無期限 | 期限なしでいつでも使用可能 |
保護者がよく使う機能
振替残高の確認
保護者はLINEのメニューから「振替残高」画面にアクセスし、現在の振替可能回数と有効期限を確認できます。
後から振替先を選ぶ
欠席連絡時に「後で選ぶ」を選択した場合でも、振替残高画面から後日振替申請ができます。有効期限内であれば、いつでも振替先を指定できます。
申請状況の確認
振替残高画面では、以下の情報も表示されます：
- 承認待ちの振替申請：教室からの承認を待っている申請
- 承認済みの振替申請：確定した振替レッスンの日程
よくある質問
Q. 振替残高に上限はありますか？
月間の振替回数に上限を設定できます。上限に達している場合、欠席連絡は可能ですが振替申請はできません。翌月になると振替回数がリセットされます。
Q. 振替残高の有効期限が切れたらどうなりますか？
有効期限が切れた振替残高は使用できなくなります。期限内に振替申請を行ってください。
Q. 振替申請を却下されたらどうなりますか？
却下された場合、振替残高は消費されません。別の日程を選んで再度申請できます。
Q. 振替先の空き状況はどこで確認できますか？
振替先選択画面で、各クラスの空き席数が表示されます。空きがあるクラスのみ選択可能です。
まとめ
フリスケの振替管理機能を使えば、保護者からの欠席連絡と振替申請をLINEで一元管理できます。教室側は管理画面で簡単に承認・却下ができ、振替スケジュールは自動で作成されます。
振替ポリシーを適切に設定することで、教室の運営方針に合った振替ルールを保護者に提示できます。
